shyftplan: Kooperative Dienstplanung in der Gastronomie

Die Gastronomie und ihre Schichten – neben Angestellten aus der Pflege, Hotellerie und Call-Centern trifft es vor allem Mitarbeiter in Restaurants, Catering-Unternehmen und Cafés. Sie können sich nicht auf eine feste Einteilung, acht Stunden, von morgens bis in den Nachmittag, verlassen. Die Arbeit in wechselnden Schichten ist dazu besonders anstrengend, und die Organisation dieser Schichten findet oft an den Mitarbeitern vorbei statt.

Daher werden der Gastronomie immer mehr Programme mit digitalen Lösungen für die Dienstplanung angeboten. Sonderlösungen, die sich direkt an ein “besonderes” Arbeitsumfeld richten, scheinen gewollt. Dabei führt ein Gastronom in erster Linie einen Mittelstandsbetrieb, keine verwaltungstechnische Sonderzone – wie in anderen Unternehmen ist auch hier die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig, denn die kommt auch beim Gast an. Das Einbinden der Mitarbeiter in die Verwaltung und Planung – hier kann der Gastronom nicht nur Zeit sparen, er kann vor allem auch ein besseres Klima beim Personal aufbauen.

Kooperativer Ansatz

In der Gastronomie sollte man Wert auf starke Teams legen. Idealerweise schätzen sich die Mitarbeiter gegenseitig, stimmen ihre Fähigkeiten aufeinander ab und der Chef kann sich auf sie verlassen. Ohne Absprache funktioniert nur selten etwas in einem Team. Trotzdem kann niemand jeden seiner Mitarbeiter zu 100 Prozent kennen. Urlaubswünsche, die private Zeiteinteilung, wer krank wird oder wer gerade die fünfte Nachtschicht am Stück zugeteilt bekommt – bereits bei kleineren Teams geht da der Überblick leicht verloren.

Daher sollten Absprachen nicht nur auf dem Weg zwischen Herd und Gast getroffen werden, sie müssen der Grundstein von Organisation und Planung sein. Kooperative Dienstplanung, das Einbeziehen aller Mitarbeiter in das, was auch alle Mitarbeiter betrifft, ist weder neu noch revolutionär. Sie löst aber bereits im Ansatz viele Probleme und sorgt neben gewonnener Zeit vor allem für ein angenehmeres Arbeitsklima und einen reibungslosen Ablauf im Arbeitstag.

Der digitale Messerblock

Das Angebot auf dem Markt der digitalen Dienst- und Urlaubsplaner gleicht einem Messerblock. Es gibt für alles ein vermeintlich passendes Messer. Die Dienstleister bieten umfangreiche Programme an, oft teuer und kompliziert aber explizit für die Gastronomie. Dabei weiß man: Oft genügt ein einziges gutes Messer für nahezu alle Aufgaben. So auch bei den digitalen Dienstplänen. In der Pflege, bei Außendienstlern, der Kinderbetreuung oder öffentlichen Einrichtungen ist die kooperative Dienstplanung bereits weit fortgeschritten, hier kann sich also der Gastronom auch wirklich etwas abschauen.

Denn das gewählte Programm sollte vor allem eines bieten: die Möglichkeit jeden Mitarbeiter einzubeziehen und den Arbeitsablauf unabhängig vom Arbeitsplatz zusammen abzustimmen. Cloud-Dienste sind das passende Instrument – alles andere ist wie Zwiebelschneiden mit einem Löffel. Nur die Cloud bietet einen Planungsraum außerhalb vom Arbeitsplatz, der für jeden erreichbar ist. Wenn ein Dienstplan online und digital hinterlegt ist, sieht das Ganze schon übersichtlicher aus als der Papierplan in der Küche.

Vor allem wird hier aber gemeinsam und zeitgleich an einem Schichtplan gearbeitet. Der Planer erstellt zunächst wie gewohnt einen Schichtplan und kann (muss aber nicht) diesen mit Schichten bestücken und veröffentlichen. Jeder Mitarbeiter sieht aber nicht nur die eigenen Schichten, er sieht auch Leerstellen, kann darauf reagieren und sich mit Kollegen absprechen. Wenn Mitarbeiter A mit Mitarbeiter B tauschen möchte, kann er das bereits ansagen, noch bevor die Dienstplanung vollständig ist. Und selbst ein vollständiger Plan kann ohne Probleme umgeändert werden, wenn sich jemand krank meldet oder Urlaub nimmt. Online erfolgte Anpassungen werden vom Personal gesehen, auch von zuhause aus. So entsteht eine Planung, die die Mitarbeiter mit an Bord nimmt. Denn einer allein kann es nur selten allen Recht machen.

Modern und gewappnet

Neben der eigentlichen Dienstplanung und der Kooperation haben digitale Schichtpläne vor allem einen Vorteil für die Gastronomie – die modernisieren die Planung ungemein.

Mit diesen modernen Mitteln lässt sich auch ein noch recht neues Problem lösen – die Arbeitszeitnachweise. Seit 2015 für den Gastronom zur Pflicht geworden, ist die Dokumentation von Arbeitszeiten schon lange der Vorteil digitaler und kooperativer Online-Tools. Für viele Berufe ist die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeit zur Lohnabrechnung oder betrieblichen Auswertung notwendig. Das Berliner Startup shyftplan – Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung aus einer Hand zeigt mit seinem Modell, dass minutengenaue Zeiterfassung keine unerfüllbare Herausforderung ist, sondern auch in der Gastronomie leicht umgesetzt werden kann.

Die Verbindung zwischen Schichtplan und persönlichem Arbeitszeitkonto ist letztendlich nichts Neues. Selbst aus einem normalen Schichtplan würden Arbeitnehmer wie -geber die Stunden heraus zählen. Außer der automatischen Zählung bietet shyftplan darüberhinaus einen Abgleich mit der realen Arbeitszeit. Pausen, tatsächlicher Arbeitsbeginn, Krankheitstage, Arbeitsende mit möglichen Überstunden werden zusätzlich über eine digitale Zeitstempeluhr erfasst. Auf einem lokalen Gerät ist das nicht nur sehr schnell erledigt. Die Nachweise sind vor allem auch uneingeschränkt mit dem Mindestlohngesetz konform, abrufbar und exportierbar.

So stellt man nicht nur seine Mitarbeiter zufrieden und geht auf ihre Wünsche ein, auch den Wünschen des Rechts wird ganz nebenbei entsprochen. Kooperation auch mit Vater Staat – digitale Dienstpläne binden wirklich jeden ein.

Über den Autor

Jan-Martin Josten hat mit seinem Team von shyftplan in Berlin die digitale Lösung der Dienstplanung vorangetrieben. shyftplan bietet einen kooperativen Dienstplaner, mit dem Urlaub und Abwesenheit gleich mitorganisiert werden. Gerade Kunden aus der Gastronomie können ihre Verwaltung und Schichtpläne aufräumen und modernisieren. Mit der angebotenen Lohnabrechnung bleibt wirklich mehr Zeit für den Gast.
www.shyftplan.com – Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung aus einem Guss.

Quelle: Gastartikel

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