gastromatic: Geld, Zeit und Nerven sparen – Dienstplanung und Zeiterfassung online

Eine neue Generation von internetbasierter Software will Gastronomen und Einzelhändlern die Planung ihres Personals um ein Vielfaches erleichtern. Unterbesetzte Schichten und aufwändige Zettelwirtschaft sollen mit dem Einsatz von modernen Organisations-Systemen wie gastromatic der Vergangenheit angehören. Integrierte Stempeluhren lösen die Sorgen um die mit dem Mindestlohngesetz 2015 in Kraft getretene, leidige Aufzeichnungspflicht.

Herausforderung Gastronomie

Durch den hohen Anteil an Aushilfen, mangelnden Fachkräften und starker Fluktuation stellt besonders die Organisation des Personals in Gastronomie und Hotellerie eine Herausforderung dar. Lange Schichten, saisonale Schwankungen und steigende Kosten erfordern eine durchgängig „organisierte Flexibilität“ seitens der Personalplaner. Nicht selten fällt diese allerdings der Dynamik des Tagesgeschäfts zum Opfer. Die Folge: ineffiziente Mitarbeiterplanung, unzufriedene Kunden und überarbeitete Angestellte. In letzter Konsequenz bedeutet das für den einzelnen Gastronomen nicht nur ein Mehr an Arbeit, sondern auch ganz klaren wirtschaftlichen Verlust.

gastromatic: Die Zukunft der Personalplanung findet online statt

Innovative und noch recht junge Systeme wie gastromatic von der Darmstädter Softwareschmiede vertical cloud solution, bieten simple und dennoch enorm effiziente Lösungen an: Dienstpläne lassen sich innerhalb eines betriebseigenen Profils leicht online erstellen und mit einem Klick an Mitarbeiter übermitteln. Hierzu registrieren sich Gastronomen oder Hoteliers einmalig mit Ihrer Emailadresse und einem Passwort, übertragen die Struktur ihres Betriebs und legen einfach los. Zusätzliche Hinweise wie Mitarbeiterbedarf oder Wetteraussicht erleichtern die Planung.

Anstatt darauf zu hoffen, dass Mitarbeiter auch rechtzeitig im Betrieb vorbeischauen um ihre Dienste zu erfragen, ihnen hinterher zu telefonieren oder Massen-Emails an alle verschicken zu müssen, übermittelt das Programm die fertigen Dienstpläne an alle angelegten Angestellten. Diese können ihre Schichten dann ganz einfach am Bildschirm oder über die gastromatic Smartphone-App einsehen.

Ein weiterer Vorteil dieser Art der Dienstplanung besteht in der Einbeziehung von Mitarbeitern: über das System tragen diese Wunschzeiten ein, bewerben sich auf offene Schichten oder bieten eigene Einsätze zum Tausch an. Selbst Urlaubsanträge werden via gastromatic an die Personalplaner übermittelt und von diesen genehmigt oder abgelehnt. Man weiß inzwischen, dass so nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung auf Seiten des Planers entsteht: Mitarbeiter die in Organisationsprozesse aktiv eingebunden werden, entwickeln auch ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Arbeitsplatz.

Zeiterfassung: Keine Angst vor Aufzeichungspflicht

Für großes Interesse sorgt derzeit unter Gastronomen auch das Thema Zeiterfassung. Mit Einführung des Mindestlohngesetzes 2015 verpflichtet sich jeder Arbeitnehmer seinen Angestellten nicht nur einen Minimallohn von 8,50 Euro die Stunde zu zahlen, sondern abgeleistete Arbeitseinsätze auch aufzuzeichnen. Für diejenigen, die bei einer Kontrolle durch den Zoll nichts nachweisen können, kann es unter Umständen teuer werden. Gastronomen und Hoteliers stöhnen über den bürokratischen Mehraufwand.

Mit einem Zeiterfassungs- und Auswertungssystem lässt sich der Aufwand reduzieren. Bisherige Angebote mit festen Terminals oder Chipkartensysteme lohnten sich, aufgrund der hohen Kosten, jedoch nur für größere Unternehmen. Handlicher Tablet-Technologie sei Dank, lassen sich Stempeluhren heute einfach über den Internetbrowser beispielsweise eines iPads öffnen und sind so für jedermann verwendbar.

Ohne weitere Installation bietet gastromatic über den Betriebs-Account eine Stempeluhr an. Mitarbeiter stempeln bei Ankunft im Restaurant oder Hotel ihre Anfangszeit unter Eingabe eines vierstelligen Codes. Auch Pausen und die Endzeit werden durch die erneute Eingabe des Codes erfasst. Mit Hilfe eines zu scannenden QR-Codes wird sogar das Smartphone des Mitarbeiters zur Stempeluhr im Mini-Format.

Das System erfasst über die Zeiterfassung nicht nur die Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeiters, es errechnet auch sofort Lohnkosten, warnt wenn die maximale Stundenanzahl überschritten wird und kalkuliert vorher festgelegte Zuschläge.

Anstatt sich also am Ende der Woche oder des Monats mit tausenden von Zetteln herumzuquälen, muss der Gastronom nur noch Zeiten und Lohnkosten in gastromatic überprüfen, gegebenenfalls korrigieren und als Excel-Tabelle an den Steuerberater weiterleiten. Stundenlange Sisyphos-Arbeit gehört der Vergangenheit an und was die Angaben der Aufzeichnungspflicht angeht ist der Gastronom mit gastromatic ebenfalls auf der sicheren Seite.

Artikelbilder mit Genehmigung von gastromatic.de