Reservierungssoftware: Vor- und Nachteile von Systemen wie CentralPlanner

artikelbild_reservierungssystemeDas gute alte Reservierungsbuch aus Papier ist wohl nur noch alt aber nicht mehr gut. Zumindest im Vergleich zu digitalen Reservierungssystemen, die die Arbeit in der Gastronomie einfacher und effizienter machen sollen. Aber stimmt das wirklich?

Ein Mitarbeiter meldet sich krank, der Chef ist gerade unterwegs und fragt sich, wie viele Gäste für morgen reserviert haben. Das Reservierungsbuch, das ihm die Frage beantworten könnte, liegt nur leider im Restaurant an der Theke und ist damit in diesem Moment ziemlich nutzlos. Einer der grundlegenden Vorteile von Buchungssystemen liegt somit in der Standortungebundenheit. Viele Reservierungsprogramme sind zudem auch noch geräteunabhängig. Egal von wo und ob von iPad, Smartphone oder PC: innerhalb von Sekunden weiß der Gastronom, wie viele Gäste gebucht haben und wie viel Personal er einplanen muss. Die kundenstärksten Reservierungssysteme kommen nach wie vor aus den USA, doch die sind in der Regel auch sehr teuer. Zu den hohen monatlichen Gebühren kommen zum Teil noch Kosten pro Reservierung, was den Preis schnell in die Höhe treiben kann. Zudem gibt man bei diesen Anbietern häufig das Recht an den Daten der Nutzer ab, das heißt die Anbieter können die Gäste in Zukunft auch selbst anschreiben (und evtl. auf andere Restaurants in der Umgebung hinweisen). Eine angenehme Ausnahme bietet das Kölner System CentralPlanner, was bisher neben einer einfachen Oberfläche durch eine faire Preispolitik und zwangsläufig deutschen Datenschutz aufgefallen ist.

Reservierungen gehen schnell und bleiben übersichtlich

Die Reservierung selbst geht schnell und ordentlich. Mit wenigen Mausklicks, die auch blutige Computeranfänger meistern können, ist die Buchung angelegt und kann ganz einfach verwaltet werden. Deshalb können auch Aushilfen die Software nutzen und müssen nicht bei jedem Einsatz neu eingearbeitet werden. Selbst bei Änderungen bleibt die Tischplanung in einem Reservierungssystem übersichtlich – kein Durchstreichen, kein Radiergummi und kein Gekritzel. Die Gäste können einfach hin und her geschoben werden, bis die Planung stimmt. Büro, Service, Theke – alle benutzen dasselbe digitale Reservierungsbuch und sind immer auf dem Laufenden. Wenn im Büro eine neue Reservierung reinkommt, weiß der Service im Restaurant direkt Bescheid. Die Informationen müssen nicht erst handschriftlich von einem Buch ins andere übertragen werden.

Die Kontrolle behalten

Um noch mehr Arbeit abzugeben, können sich die Gäste online selbst in den Reservierungskalender eintragen. Ähnlich wie bei einer Hotelbuchung sehen sie die Verfügbarkeiten und erhalten nach der Buchung eine Bestätigung per Mail.

Bis hier hin schneidet die Buchungssoftware um einiges besser ab, als das traditionelle Reservierungsbuch. Doch eine große Gefahr sehen viele Gastronomen darin, dass sie die Kontrolle über die Tischplanung einem automatisierten System überlassen und es zu Problemen, wie z.B. Doppelbelegungen kommen kann. Um solchen Schwierigkeiten zuvor zu kommen, hat der Kunde die Option, das Tischmanagement manuell zu verwalten, d.h. die Buchungsbestätigung geht erst dann raus, wenn der Gastronom sie freigibt. Außerdem kann ausgewählt werden, wie viele der Tische für die Online-Reservierung zur Verfügung stehen sollen. So hat man auch noch Kapazitäten für Walk-Ins und Gäste, die per Telefon gebucht haben.

Besserer Service für den Gast

Was hat es mit dem Einwand auf sich, ein solches Buchungssystem, wie CentralPlanner sei zu unpersönlich? Die Stammgastfunktion belehrt uns eines Besseren: Informationen und Vorlieben der Gäste können bei einer Reservierung mit angegeben werden und sind auch bei einer erneuten Buchung in der Software vermerkt. So wissen alle Mitarbeiter, dass Frau Thiel den Salat immer zum Hauptgericht serviert haben möchte. Keine Spur von unpersönlichem Service.

Aber auch für Marketing und Kundenbindung eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten. Mit den in der Software gespeicherten E-Mailadressen der Gäste lassen sich ganz einfach der Newsletter zu den Spargelwochen oder ein Weihnachtsgruß versenden. So werden die Kunden über Angebote informiert  und schauen vielleicht einmal mehr im Stammrestaurant vorbei. Bei Großevents, wie Hochzeiten kann der Menüplan einfach an die Reservierung angehängt und zu jeder Zeit aufgerufen werden. Diese Funktionen lassen das traditionelle Reservierungsbuch nun wirklich alt aussehen.

Artikelbild mit Genehmigung von centralplanner.de

 

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